Arbetsledning

Arbetsledning
Rekrytering och introduktion av nya assistenter, medarbetarsamtal och förhållningssätt.

Ställa höga krav på servicen

Tips postat av

Annika säger att personlig assistent är det ”ultimata serviceyrket” – att kraven är höga på den service som en assistent ska leverera. Hon jämför med skillnaden mellan McDonald’s och en fin restaurang – på en fin restaurang ska man inte behöva be om en servett, servitören ska förstå om man behöver en eller fråga. ”Mitt liv är inte ett McDonald’s” säger hon, ”det ska inte fungera med nöd och näppe, det ska fungera bra”.

Annika ropar om det är något hon behöver ha hjälp med, få något att dricka, eller få kanalen bytt på tv:n. När det är gjort stämmer de av, hennes assistenter frågar om allt är okej och om det är någonting annat hon för tillfället behöver.

”Jag ska aldrig behöva känna mig utelämnad”, säger och hon vill ha en så tydlig kommunikation som möjligt. ”Men det är något man måste lära sig, inget man bara säger till folk och sen gör de det. Det är jättesvårt, det tycker jag verkligen.”

Assistans på jobbet

Tips postat av

När Heléna är på sin arbetsplats är det viktigt för henne att assistenten ”håller sin professionella hållning som assistent” – att hon är trevlig men på ett balanserat sätt.

Heléna vill att assistenten som är med henne på arbetet å ena sidan ”säger hej och är hövlig” mot hennes arbetskamrater. Men å andra sidan så är det också viktigt att assistenten inte ”agerar polare och socialiserar sig med allt och alla”.

Heléna tar upp det redan i anställningsintervjun men hon säger att det behöver upprepas då och då.

Arbetsmiljön viktig

Tips postat av

Pernilla anser att arbetsmiljön för assistenterna är jätteviktig och hon är noga med att följa arbetsmiljöverkets regler och vägledning om assistenternas jobb i en annans hem.

Hon säger att det fallit sig naturligt, ”arbetsmiljön är ju A och O för assistenterna, de kommer hem till mig och mitt hem är deras arbetsplats”, säger hon. Rent konkret innebär det att de har regelbundna personalmöten och en öppen dialog om arbetet och det gäller både den fysiska och psykiska arbetsmiljön. Pernilla uppmuntrar också assistenterna att sätta sig in i regelverket som bevakar deras rättigheter.

Hon har aldrig tyckt att assistenternas rättigheter kommit i konflikt med hennes egna.

Lagar och regler som måhända verkar krångliga för gemene man är vardag för Pernilla och hennes assistenter. Genom att ha frågorna i fokus så har de lärt sig regelverket.

Magkänsla när man anställer assistenter

Tips postat av

Heléna tycker det är svårt att anställa nya assistenter. Hon tror att man måste använda sin magkänsla.

Heléna är egen företagare och sköter hela anställningsprocessen på egen hand. Hon säger att det är svårt att i intervjusituationen förutse hur en assistent ska bli, hur hen ska sköta arbetet så småningom, ”där visar man ju alltid sin bästa sida”. Man måste använda sig av magkänslan menar hon. När hon ser tillbaka på de tillfällen då det inte blivit bra inser hon att hon förstod det redan på intervjun, men inte vågade lita på sin magkänsla.

Ett annat sätt är att be personen själv beskriva hur hon eller han skulle agera i en speciell situation, ”så man kan få en känsla för hur personen tänker eller beter sig”, säger Heléna. ”Något annat mirakelsätt har jag inte kommit på.”

Generellt menar hon att rekryteringsprocessen tar lång tid och är energikrävande och att det är en anledning till att man kan ta förhastade beslut. ”Det är lätt att man blir bekväm”, säger hon.

För mer tips som handlar om att anställa; krav på att assistenterna ska vara över trettio, vem passar som assistent till mig? återanvända annonsen, tittar efter personlig touch på arbetsansökningen.

Höjer kraven efter hand

Tips postat av

Heléna introducerar ny personal nästan helt utan brevidgång. Den nya assistenten får istället lära sig efter hand.

Nya assistenter får se vissa moment – ”de där sakerna som måste funka så att man kan överleva” – göras av en erfaren assistent. Hon har fyra assistenter och hon passar på att visa när de träffas i dörren, när en assistent går och nästa kommer.

Men Heléna vill inte ”befinna sig i ett överlevnadsscenario hur länge som helst”, och låter ”finliret” komma efterhand. Då förväntar hon sig att assistenterna ska lära känna hennes identitet, ”hur jag målar mig eller hur jag vill ha håret, hur man tar i mig, saker som är viktiga för mig. Det gäller ju att man får en känsla för det.”

Heléna säger att det generellt är fruktansvärt energikrävande att ha en ny assistent, att det är många trösklar att ta sig över. ”Man vill inte lägga sig på kvällen för att man vet vad man har framför sig på morgonen, dessutom tar allt den dubbla tiden om inte mer”.

En utmaning med introduktion av de olika assistenterna

Tips postat av

Att möta de personer som tror att de vill jobba som personlig assistent till mig är intressant och spännande, säger Anna. Ingen av dem kan ju veta om de kommer att passa ”för varandra”, som det är med alla människor. Anna brukar säga att de ska ”välja varandra”. Även om man inte väljer en vän så är det viktigt att man trivs i varandras närhet och med varandras personlighet menar hon.

Känns det bra med ”personkemin” redan vid intervjutillfället så får det visa sig under introduktionen om det är en person som passar att jobba som assistent hos just Anna. Till en början brukar det kännas spännande med en ny person för båda parter och kul att börja ett nytt jobb. Men det måste ju kännas bra även när ”nyhetens behag” har lagt sig.

En av de klurigare delarna i introduktionen, tycker Anna, är att anpassa information och beskrivningar till just den personen. Alla är vi olika vad gäller personlighet, erfarenheter, tempo, hur vi kommunicerar och annat. Därför behöver Anna anpassa introduktionen för varje person och hon menar att det också är en del av det som är intressant och en utmaning.

Redaktörens kommentarer

För mer tips angående rekryteringsprocessen se tipsen: vem passar som assistent till mig, anställning av nya assistenter kräver noggrannhet och omsorg, återanvända annonsen, hur Yasmin rekryterar nya assistenter, tittar efter en personlig touch på arbetsansökningen, intervju med en arbetssökande personlig assistent.

Märkning av hyllor

Tips postat av

hyllaFör att kunna hitta i sina skåp har Conny ett system. Han märker hyllorna med tejpbitar för att handdukar och lakan ska hamna på samma ställe och för att det ska vara lätt att hitta för alla assistenter.
hyllor

Raka rör undviker konflikt

Tips postat av

Annika säger att hon sällan eller aldrig har konflikter med sina assistenter. ”Nej det är vuxna personer som har hög arbetsmoral”, säger hon.

Annika säger att hon ställer höga krav, men är lätt att ha att göra med. ”Öppen kommunikation och raka rör håller jag hårt på”, säger hon.

Om en konflikt skulle uppstå så tänker hon att hon har möjligheten att ringa och få hjälp av hennes anordnare. ”De får ta det i så fall, det är ju det som de är anställda för. Det har inte inträffat så jag har aldrig gjort det men den möjligheten finns ju.”

Redaktörens kommentar

För mer information om konflikthantering se tipsen, undvika konflikt genom att prata och stämma av, kommunikationsmissar uppstår men är lättare att ta när man har haft sin paus, mota Olle i grind vid konflikter, eget ansvar för kommunikation, dialog och information undviker missförstånd, rätta till en händelse.

Rum för assistenterna

Tips postat av

I den villa som Annika och hennes man bor i finns ett eget rum för hennes assistenter. Hon säger att det inte gick i den lilla lägenhet de bodde i förut men att det fungerar bra i huset. ”Det gör jätteskillnad att det finns någonstans för dem att ta vägen, där de kan ha sina saker och så vi ’slipper’ varandra då och då, det är jättebra”, säger Annika.

Rummet är möblerat med en säng, en fåtölj och en garderob för assistenternas tillhörigheter. Där finns också en TV.

Redaktörens kommentar

Se även tipset assistentrum för att kunna hålla distansen.

Självbestämmande skapar integritet

Tips postat av

Andreas menar att man någon gång måste välja, fatta ett beslut på, hur mycket man vill bestämma själv och sen skapa möjligheterna för det. Det är ett sätt att slå vakt om sin egen integritet.

Andreas menar att man själv styr över vilken grad av integritet man har och att man genom självbestämmande skapar integritet. Andreas själv rekryterar sin personal och han väljer vilka personer som ska jobba, han skriver schemat och bestämmer så mycket han kan över allt i sin assistans och att det i sin tur skapar integritet. ”Det kan ju vara jobbigt också och passar kanske inte alla”, säger han.