Rutin vid tillsättning av vikarie

Tillsättning av vikarie vid sjukdom.

Rutiner vid sjukdom och tillsättning av vikarie

Personalfrågan löses enligt följande ordning vid sjukdom:

  1. Sjukanmälan sker i första hand till Assistansakutens telefon: 070XXXXXXX (telefonen ska vara påslagen mellan 08.00 och 16.00). Vid sjukdom som inträffar under kväll/natt och en ska arbeta dagen efter, kontaktas någon arbetskamrat. Viktigt! ALLA måste ta eget ansvar och se till att de har varandras telefonnummer, kolla lista i personalmapparna.
  2. När en tjänstgörande assistent tar emot en sjukanmälan kan hon, om det finns tillfälle, kolla hur personalen arbetar i kalendern som finns hemma hos Hanna i låst dokumentskåp.
  3. Att tänka på vid vikarietillsättning: Vad är mest korrekt rent schemamässigt? Vem har arbetat mest/minst under veckan? Ring den som är mest lämpad enligt arbetstidslagen i första hand. Finns ingen personal att tillgå? Om tjänstgörande assistent INTE har möjlighet att lösa personalfrågan under arbetspasset ska någon annan i personalgruppen kontaktas.
  4. X kontaktas ENBART om ovanstående inte fungerar, företrädesvis vardagar 8.00–16.00. Övrig tid kontaktas hon endast vid akuta situationer.
  5. Efter överenskommelse, när X inte kan eller ska arbeta (planerad ledighet/frånvaro eller sjukdom), löser assistenterna personalbortfallet gemensamt, och meddelar Hanna först när arbetspasset/passen är lösta.
  6. Ring INTE Hannas privata telefoner!

(Detta är hämtat från Hannas arbetsbeskrivning)

 

Minska smittorisken hemma

Termometer för att mäta kroppstemperatur

Termometer för att mäta kroppstemperatur

”Jag har rutiner för magsjuka eftersom det är den enda sjukdomen som är farlig för mig om jag skulle få. Jag har tur då jag har så lite sjukfrånvaro. Har förankrat med Försäkringskassan och facket vad man får vabba för och inte och dom tyckte inte det var konstigt att man skulle varit symptomfri i 72 timmar då man varit magsjuk. Om man som assistent är osäker på om man inte smittar längre även efter att det gått 72 timmar och/eller om det är flera i familjen som varit sjuka brukar jag be dom att stanna hemma längre och då får dom tillbaka dom passen senare så att de inte blir av med någon arbetsinkomst. Jag har pratat med Arbetsmiljöverket och dom står ej bakom att folk får stanna hemma om de inte är sjuka, men det är okej med byten om det funkar för personalen. Sjukskrivning gäller såklart bara vid egen sjukdom. Eftersom vi har barn i skolåldern så är det sjukdomar och förkylningar då och då och vi försöker överlag göra så att barnen inte använder samma toalett som assistenterna. Detta blir extra viktigt om det till exempel går magsjuka på barnens skola. Jag vill inte att assistenterna ska bli utsatt för onödig smitta heller och det har funkat himla bra och assistenterna uppskattar det också. Jag är noga med att det ska vara rent och fräscht och en bra arbetsmiljö men att det ändå är ett hem.” säger Hanna.

Skriftliga rutiner underlättar

Skriftliga rutinerHanna har skriftliga riktlinjer för det mesta och en lång arbetsbeskrivning, och menar att det är viktigt att ha. Hon förankrar det hos assistansgruppen och att de får skriva under så att de visar att de förstått.

”Visst har jag möten ibland när jag informerar men jag avskyr personalmöten. Det är verkligen mitt värsta men jag har det ändå ibland för att jag tänker att det är bra för att få ihop gruppen. Jag får panik av det. Sitter nog kvar från kommuntiden när de sitter och pratar om mig och jag var inte ens välkommen. Assistenterna får inte prata om mig själva. Om det är en situation då någon ska säga upp sig så kan medarbetsledaren ta emot den. Men när det gäller allt runt mig och min familj och om det man är nöjd och missnöjd med i sitt jobb det kommer direkt till mig. Det skulle vara jobbigt om de inte säger vad de önskar exempelvis vill dom ha ett skohorn så är det inte jobbigt för mig att köpa ett eller be en assistent göra det och lämna in kvittot. Det kan bli väldigt störande om man har annat omkring sig och tänka på ett skohorn om jag visste att de ville ha det. Vi har ett assistentrum som vi inrett efter önskemål och få så mycket egen tid som möjligt. Min man är arbetsmiljöansvarig och man kan lämna in önskemål om det är nåt som fattas eller saknas”.

Tydlighet och rutiner

En streckgubbe med en stor penna bockar av saker på en lista.

Rutiner

”Jag tror att det är viktigt med tydlighet och rutiner. Jag orkar inte med när det är luddigt. Jag försöker alltid styra upp så att det är tydligt, att man har en kommunikation. Det är hemskt vad folk är dåliga på att kommunicera och även bland de assistenter jag har. Förespråkar alltid en rak och öppen kommunikation och det är a och o” berättar Hanna.

Hanna beskriver att hon har en förmåga att överarbeta saker och ting för att återta kontrollen, att alla ska vara så nöjda och glada med bland annat schemat. ”Men det hjälper inte, jag kan inte styra över andra människors beteende, jag kan göra så gott jag kan men det hjälper inte att jag pillar med schemat hela nätterna. Tidigare anpassade jag mig helt efter assistenterna med schemat. En egenskap som jag har är att alla ska bli nöjda och anpassar mig efter de önskemål jag får in exempelvis lät jag då en assistent börja sitt pass kl 7 fast passet egentligen är från kl 6. Det har jag lärt mig nu. Jag anpassar mig inte lika mycket. Visst kan jag lägga ett schema så man får jobba de helger man inte har sitt barn varannan vecka men där går gränsen typ. De anpassar ju inte sitt liv 100% efter mig. Det handlar hela tiden om ett givande och tagande”.

Följande är hämtat från Hannas arbetsbeskrivning:

  • När arbetspasset börjar går man in genom ytterdörren och hänger av sig ytterkläderna och tar av sig skorna. Sedan går man in i rummet och väntar tills Hanna larmar. När Hanna har hört av sig går man och tvättar händerna, sedan vidare till Hanna. Instruktioner kring nycklar och låsning av dörr ges muntligen.
  • När Hanna är på arbetet (kontoret på Regementsgatan eller håller en föreläsning t ex), ska man finnas tillgänglig för att hjälpa till med det som behövs. Det kan röra sig om att packa upp dator, koppla in sladdar och projektor, eller att ge vatten att dricka.
  • Gällande arbetstider; ring ALLTID till någon medarbetare vid försening, även om det bara gäller en kort stund. Kom hellre lite för tidigt än för sent.
  • Mobiltelefoner; Ska vara inställda på vibration eller ljudlös och får inte användas när man är aktiv utan endast när man har paus eller inte är mitt uppe i något. När det gäller laddning av mobiltelefoner, fråga Hanna om hur och var detta kan ske.
  • Rökning; Hanna vill att assistenterna är rökfria under sina arbetspass, eftersom två av hennes barn är astmatiker. Snus är tillåtet.
  • Sysslor i hemmet; Även om Hanna inte kan delta fysiskt i en aktivitet vill hon ändå vara delaktig. Därför är det viktigt att aldrig göra något i hemmet utan att fråga först.
  • Kommunikation; Om något är fel eller dåligt på arbetsplatsen, kräver Hanna att man tar upp det med till diskussion. Speciella riktlinjer kring detta finns att tillgå i arkivvagnen i rummet där assistenterna vistas. Det är viktigt så att det inte blir missförstånd i assistansutförandet, att assistenterna tror en sak och Hanna en annan. Det är bättre att fråga en gång för mycket än en för lite. VIKTIGT! Skicka inte SMS om saker som rör arbetet! Det är bättre att ringa. SMS kan lätt leda till missförstånd och därmed onödig stress hos Hanna.

För och nackdelar med egna initiativ

Lasse vill att hans assistenter tar egna initiativ när det gäller vissa göromål, men inte vid andra. Det gäller för assistenterna att ha fingertoppskänsla för var gränserna går.

”Är en papperskorg full ska den tömmas, det ska jag inte behöva tjata om”, säger han. Men samtidigt vill han inte att assistenterna chansar. Ett exempel är när de tömmer diskmaskinen utan att vara säkra på var sakerna ska stå, Lasse vill själv veta var hans saker finns och måste också vara säker på att han når det han behöver.

Han inser själv att gränserna inte är helt tydliga och att det går olika lätt för olika assistenter att lära sig dessa gränser. ”Vissa har ju fingertoppskänslan och vissa inte men jag tror att jag har fått erfarenhet av vilken sorts människor jag vill ha. Men hittills, varenda gång med en ny assistent som jag har känt från början med att det här kommer funka så funkar det”, säger han.

Rutiner

En streckgubbe med en stor penna bockar av saker på en lista.

Rutiner

Magnus har bestämda rutiner på vad som ska utföras varje dag. Detta finns nedskrivet för att assistenterna ska veta vad som ska ske då de jobbar och vad de ska ha gjort då de går av sitt pass. Exempelvis finns det rutiner på hur städningen ska gå till, vad som ska göras och på vilken dag det ska göras. En fördel med att ha det nedskrivet är ”för att det inte ska bli missförstånd och för att assistenten ska veta vad den ska göra så kan de titta i pärmen” berättar han.

Rutiner underlättar

Rutiner

Rutiner

Vissa rutiner underlättar vardagen med assistans tycker Christina. Hon har en lista på saker som ska ske på rutin, sommarvikarier får en sådan lista för varje dag. De rutinerade assistenterna vet vad som ska göras och om de glömmer eller Christina vill försäkra sig om att är eller blir gjort så påminner hon eller frågar: ”Du har väl inte glömt att göra det här…”.

Rutiner för assistenterna

Rutiner

Rutiner

Ninnie har rutiner som assistenterna ska utföra då de påbörjar sitt arbetspass, på kvällen och då de går av sitt arbetspass.

Detta har Ninnie nedskrivet i arbetsbeskrivningen för sina assistenter:

När du kommer:
-Sätt mobilen på ljudlös/diskret.
-Titta på tavlan i assistentrummet om det finns väckningstid eller annan info.

Kvällen:
-Städa assistentrummet. Torka av och dammsug vid behov (bara att låna såklart).
-Kolla om diskmaskinen behöver tömmas.
-Ta bort disk som jag har lämnat i huset, gå en sväng och kolla alltså.
-Köket ska vara noga rengjort!
-Spisen, fläkten och diskbänken avtorkad.
-Diskhon och silen rengjord, viktigt att silen sitter rakt.
-Plocka ur diskstället, förutom använda glas och sugrör.
-Töm soporna och gå ut med dem.

På morgonen innan du går hem:

-Kolla om du har något i kylen som ska tas ut.
-Stäng fönstret och stäng av fläkten om du inte möter någon.

Ogillar rutiner

Bostad
Sten undviker fasta rutiner. Han tycker rutiner gör hans hem till en institution.

Sten vill på alla sätt undvika känslan av institution. ”Jag hatar rutiner på det sättet, att till exempel skriva att ’den dagen tvättar du’ eller ’den dagen städar du’ och vem som gör det. Jag tycker det gör mitt hem till en institution”.

Sten föredrar att göra sina ärenden då det passar honom och han anpassar sig något efter vem av assistenterna som jobbar, vilka egenskaper hon eller han har. ”Jag handlar, städar och tvättar när det passar och när jag känner för det, helt enkelt”.

Sten sätter heller inte upp etiketter på var saker ska ligga i skåp och lådor. Även det tycker Sten gör lägenheten till en institution.

Saker som görs automatiskt av assistenten

En streckgubbe med en stor penna bockar av saker på en lista.

Rutiner som ska göras automatiskt

Ninnie har nedskrivna rutiner för det som assistenterna ska göra automatiskt utan tillsägelse. De ser ut som följer:

Sovrummet
-Bädda sängarna, släta ut (”spänn”) underlakanet och glidlakanet så gott det går.

Köket
-Om diskmaskinen är full så fråga om jag vill starta den, och töm den om den är klar innan ditt pass är slut.
-Töm vattenkokaren direkt när den har använts, och låt locket vara öppet. Ta bort kaffefiltret och skölj ur kannan direkt.
-Rengör vasken. Lyft upp silen och gör rent.
-Torka av spisen efter användning! MrMuscle finns i kryddskåpet.
-Torka av bänkar.
-Torka på skåpluckorna.
-Torka fönsterkarmen och lampan.
-Fyll på hushållspapper och Torky.
-Byt kökshanddukar.
-Torka ur sopskåpet och lådorna.

Badrum/toalett
-Assistenttoaletten städas av assistenterna.
-Lilla toan tas samtidigt som badrummet. Byt handdukar.
-Torka av handfat och toastol om de är dammiga.
-Städning görs när jag säger till.

Vardagsrummet
-Torka av borden och TV-bänken.

Assistentrummet
-Ni sköter själva städning av assistentrummet, bordet ska torkas av och sängen ska bäddas fint efter varje pass och golvet ska dammsugas vid behov.