Rutin vid tillsättning av vikarie

Tillsättning av vikarie vid sjukdom.

Rutiner vid sjukdom och tillsättning av vikarie

Personalfrågan löses enligt följande ordning vid sjukdom:

  1. Sjukanmälan sker i första hand till Assistansakutens telefon: 070XXXXXXX (telefonen ska vara påslagen mellan 08.00 och 16.00). Vid sjukdom som inträffar under kväll/natt och en ska arbeta dagen efter, kontaktas någon arbetskamrat. Viktigt! ALLA måste ta eget ansvar och se till att de har varandras telefonnummer, kolla lista i personalmapparna.
  2. När en tjänstgörande assistent tar emot en sjukanmälan kan hon, om det finns tillfälle, kolla hur personalen arbetar i kalendern som finns hemma hos Hanna i låst dokumentskåp.
  3. Att tänka på vid vikarietillsättning: Vad är mest korrekt rent schemamässigt? Vem har arbetat mest/minst under veckan? Ring den som är mest lämpad enligt arbetstidslagen i första hand. Finns ingen personal att tillgå? Om tjänstgörande assistent INTE har möjlighet att lösa personalfrågan under arbetspasset ska någon annan i personalgruppen kontaktas.
  4. X kontaktas ENBART om ovanstående inte fungerar, företrädesvis vardagar 8.00–16.00. Övrig tid kontaktas hon endast vid akuta situationer.
  5. Efter överenskommelse, när X inte kan eller ska arbeta (planerad ledighet/frånvaro eller sjukdom), löser assistenterna personalbortfallet gemensamt, och meddelar Hanna först när arbetspasset/passen är lösta.
  6. Ring INTE Hannas privata telefoner!

(Detta är hämtat från Hannas arbetsbeskrivning)

 

För och nackdelar med egna initiativ

Lasse vill att hans assistenter tar egna initiativ när det gäller vissa göromål, men inte vid andra. Det gäller för assistenterna att ha fingertoppskänsla för var gränserna går.

”Är en papperskorg full ska den tömmas, det ska jag inte behöva tjata om”, säger han. Men samtidigt vill han inte att assistenterna chansar. Ett exempel är när de tömmer diskmaskinen utan att vara säkra på var sakerna ska stå, Lasse vill själv veta var hans saker finns och måste också vara säker på att han når det han behöver.

Han inser själv att gränserna inte är helt tydliga och att det går olika lätt för olika assistenter att lära sig dessa gränser. ”Vissa har ju fingertoppskänslan och vissa inte men jag tror att jag har fått erfarenhet av vilken sorts människor jag vill ha. Men hittills, varenda gång med en ny assistent som jag har känt från början med att det här kommer funka så funkar det”, säger han.

Rutiner

En streckgubbe med en stor penna bockar av saker på en lista.

Rutiner

Magnus har bestämda rutiner på vad som ska utföras varje dag. Detta finns nedskrivet för att assistenterna ska veta vad som ska ske då de jobbar och vad de ska ha gjort då de går av sitt pass. Exempelvis finns det rutiner på hur städningen ska gå till, vad som ska göras och på vilken dag det ska göras. En fördel med att ha det nedskrivet är ”för att det inte ska bli missförstånd och för att assistenten ska veta vad den ska göra så kan de titta i pärmen” berättar han.

Rutiner underlättar

Rutiner

Rutiner

Vissa rutiner underlättar vardagen med assistans tycker Christina. Hon har en lista på saker som ska ske på rutin, sommarvikarier får en sådan lista för varje dag. De rutinerade assistenterna vet vad som ska göras och om de glömmer eller Christina vill försäkra sig om att är eller blir gjort så påminner hon eller frågar: ”Du har väl inte glömt att göra det här…”.

Rutiner för assistenterna

Rutiner

Rutiner

Ninnie har rutiner som assistenterna ska utföra då de påbörjar sitt arbetspass, på kvällen och då de går av sitt arbetspass.

Detta har Ninnie nedskrivet i arbetsbeskrivningen för sina assistenter:

När du kommer:
-Sätt mobilen på ljudlös/diskret.
-Titta på tavlan i assistentrummet om det finns väckningstid eller annan info.

Kvällen:
-Städa assistentrummet. Torka av och dammsug vid behov (bara att låna såklart).
-Kolla om diskmaskinen behöver tömmas.
-Ta bort disk som jag har lämnat i huset, gå en sväng och kolla alltså.
-Köket ska vara noga rengjort!
-Spisen, fläkten och diskbänken avtorkad.
-Diskhon och silen rengjord, viktigt att silen sitter rakt.
-Plocka ur diskstället, förutom använda glas och sugrör.
-Töm soporna och gå ut med dem.

På morgonen innan du går hem:

-Kolla om du har något i kylen som ska tas ut.
-Stäng fönstret och stäng av fläkten om du inte möter någon.

Ogillar rutiner

Bostad
Sten undviker fasta rutiner. Han tycker rutiner gör hans hem till en institution.

Sten vill på alla sätt undvika känslan av institution. ”Jag hatar rutiner på det sättet, att till exempel skriva att ’den dagen tvättar du’ eller ’den dagen städar du’ och vem som gör det. Jag tycker det gör mitt hem till en institution”.

Sten föredrar att göra sina ärenden då det passar honom och han anpassar sig något efter vem av assistenterna som jobbar, vilka egenskaper hon eller han har. ”Jag handlar, städar och tvättar när det passar och när jag känner för det, helt enkelt”.

Sten sätter heller inte upp etiketter på var saker ska ligga i skåp och lådor. Även det tycker Sten gör lägenheten till en institution.

Saker som görs automatiskt av assistenten

En streckgubbe med en stor penna bockar av saker på en lista.

Rutiner som ska göras automatiskt

Ninnie har nedskrivna rutiner för det som assistenterna ska göra automatiskt utan tillsägelse. De ser ut som följer:

Sovrummet
-Bädda sängarna, släta ut (”spänn”) underlakanet och glidlakanet så gott det går.

Köket
-Om diskmaskinen är full så fråga om jag vill starta den, och töm den om den är klar innan ditt pass är slut.
-Töm vattenkokaren direkt när den har använts, och låt locket vara öppet. Ta bort kaffefiltret och skölj ur kannan direkt.
-Rengör vasken. Lyft upp silen och gör rent.
-Torka av spisen efter användning! MrMuscle finns i kryddskåpet.
-Torka av bänkar.
-Torka på skåpluckorna.
-Torka fönsterkarmen och lampan.
-Fyll på hushållspapper och Torky.
-Byt kökshanddukar.
-Torka ur sopskåpet och lådorna.

Badrum/toalett
-Assistenttoaletten städas av assistenterna.
-Lilla toan tas samtidigt som badrummet. Byt handdukar.
-Torka av handfat och toastol om de är dammiga.
-Städning görs när jag säger till.

Vardagsrummet
-Torka av borden och TV-bänken.

Assistentrummet
-Ni sköter själva städning av assistentrummet, bordet ska torkas av och sängen ska bäddas fint efter varje pass och golvet ska dammsugas vid behov.

Förhållningssätt till djur

hund och katt

hund och katt

Caroline har en katt och tar ofta hand om sina föräldrars hund. Caroline har en pärm för assistenterna där det finns information och rutiner bland annat för hur assistenten ska sjukanmäla sig, hur det fungerar med friskvård och hur Caroline vill att assistenterna ska förhålla sig till djuren. Hon har dessa förhållningsregler för att hon vill känna att det är hon som tar hand om och bestämmer över djuren. Assistenterna har så lite kontakt som möjligt med djuren och tillrättavisar dom aldrig. Hon har även pratat med assistenterna om detta på ett personalmöte så att alla tydligt vet vad som gäller.

Detta står i pärmen under avsnittet ”Djuren”:
”Jag vill inte att du tar kontakt med djur jag har hemma eller kommer i kontakt med, varken genom att prata med dom eller klappa dom. Om de kommer fram till dig ska du ignorera dom eller putta bort dom.
Då jag har hand om Buster vill jag inte att du rör honom, pratar med honom, tillrättavisar honom eller tar/söker ögonkontakt med honom. Det gäller att ge extra tydliga signaler till djur. Om jag ger ett kommando vill jag inte att du ska peka eller på något sätt ”försöka hjälpa till” hur han ska göra, han blir lätt förvirrad då. Undvik att ha hundgodis i fickan, han kommer då automatiskt gå fram till dig och lukta.”

Koordinator – assistent med utökat ansvar

Intervjusituationen

Susanne har en koordinator – en assistent i gruppen som har utökat ansvar. Koordinatorn uppdaterar rutinerna och hjälper till med introduktion och viss schemaläggning.

Susanne tycker visserligen att schemaläggning är roligt men tidskrävande och anser att hon själv inte har den tiden. Det är en av orsakerna till att hon, sedan några år tillbaka, låter en av assistenterna vara koordinator. Det kan dock vara svårt att hitta rätt person för uppgiften och Susanne har provat flera. Så här beskriver hon den ”ultimata koordinatorn”: ”Koordinatorn ska vara bra på både att prata och skriva. Det ska vara en person som har organisationsförmåga och är noga med detaljer. Det är bra om och koordinatorn kan jobbet bra och att det är en person som jag trivs med. Då blir det mest likt som jag själv vill ha det, det känns tryggt att veta att det som ska förmedlas, förmedlas bra.

Att ha en koordinator kan innebära nackdelen att de andra assistenterna vill lämna över ansvar och det måste man förebygga. ”Man måste ha koll på att de förstår att koordinatorn inte är en fixare, att de inte inte ringer honom eller henne hur som helst. Det handlar mycket om vett och etikett och att visa respekt för varandra”, säger Susanne.

Egenskaper som Maria vill att hennes assistenter har

En streckgubbe med en stor penna bockar av saker på en lista.

Saker som bockas av på en lista.

Maria tittar efter några speciella egenskaper när hon rekryterar nya assistenter.

  • De ska helst vara i hennes egen ålder, mellan 26 – 36 år. Av två olika skäl: de är lättare att ”hitta på” saker tillsammans med. Och assistenter i den åldern stannar längre.
  • Hon vill att de har erfarenhet.
  • Att de kan ta egna initiativ så att de själva till exempel ser om det ska städas och tar initiativ till det.
  • Hon vill inte att de bor för långt bort eftersom arbetstiden är så kort.
  • De ska ha förmågan att var flexibla, det vill säga lätt ändra på arbetsrutinerna, exempelvis gå ut om det är fint väder istället för att tvätta eller städa.
  • Ytterligare en sak som hon uppskattar är att de inte ska ta en tillsägelse så hårt.